Đại dịch Corona và ảnh hưởng của nó khiến rất nhiều công ty ở Hà Nội phải làm việc tại nhà. Và chúng ta cũng nên ở nhà thật, vừa an toàn cho mình, vừa giảm gánh nặng cho công tác phòng chống dịch. Nhưng ở nhà rồi thì làm thế nào để Work From Home (WFH) trở nên thực sự hiệu quả và tự nhiên?

TL;DR

  1. Đừng nghĩ về tool quá nhiều
  2. Đừng nghĩ về việc quản lý từng giờ của nhân sự
  3. Đừng quá bám theo các tài liệu của các team trên Thế Giới
  4. Hãy nghĩ về môi trường làm việc
  5. Hãy chấp nhận sẽ khó khăn nếu bạn là người hướng ngoại
  6. Hãy nghĩ về việc liên kết trong team
    • Hãy cố giữ thông tin trong suốt
    • Đừng để ai đó mất kết nối
    • Talk first to Write first
    • Chấp nhận việc giao tiếp bất đồng bộ

Hiển nhiên, việc tự dưng phải thay đổi môi trường làm việc sẽ gặp nhiều khó khăn. Chúng ta không chủ động cho việc này, chúng ta chưa chuẩn bị gì cả. Cụ thể, chúng ta phải thay đổi môi trường làm việc với động lực về sự lo lắng trước đại dịch - ngay điều này đã có thể khiến chúng ta khó chịu rồi. Rất may, ở AdFlex, chúng mình đã nhìn nhận vấn đề và chuẩn bị từ rất sớm (chúng mình đã làm tại nhà từ ngày 19/03 - chuẩn bị tinh thần từ trước đó), nên có rút ra một số kinh nghiệm (những điều không nên làm và những việc nên làm), như sau:

1. Đừng nghĩ về tool quá nhiều

Thật đấy. Đừng nghĩ về dùng tool gì để làm việc remote hiệu quả. Câu hỏi này mình gặp cực nhiều từ các anh em trong công ty khi được Ban giám đốc giao cho nhiệm vụ nghiên cứu quy trình WFH.

Vấn đề là bạn đang thay đổi hoàn toàn môi trường làm việc. Khó khăn đầu tiên chính là sự đảo lộn này. Việc tốt nhất nên làm là bằng cách nào anh em vào form nhanh nhất, quen với đảo lộn nhanh nhất. Và dĩ nhiên, làm quen với tool mới, sử dụng tool đó cho đúng quy trình sẽ làm tăng đảo lộn, không phải là cách nhanh nhất. Hãy tận dụng những gì đã có, cố gắng thay đổi ít thôi, để có thời gian tập trung vào việc khác.

Chúng mình chỉ thêm 2 thứ:

  • Một là công cụ để họp online là Zoom (đã mua tài khoản xịn)
  • Hai là một con bot team tự làm để tự động việc chấm công qua Slack (open source tại: https://github.com/EwayJSC/canh-sat-cham-cong)

Vậy thôi, Đừng nghĩ về tool quá nhiều

2. Đừng nghĩ về việc quản lý từng giờ của nhân sự

Yes, bỏ luôn ý định này đi nhé. Việc làm tại nhà chủ yếu dựa vào niềm tin với nhân sự. Hãy giao cho họ nhiệm vụ và deadline. Đồng hành để cùng nhau tháo gỡ các vướng mắc. Chứ đừng cố gắng bắt tất cả vào zoom từ 9h tới 17h.

Nếu bạn thích quân phiệt thì cũng được, bạn nên dùng https://remotehour.co. Bắt nhân sự online và public room ID cho bạn, bạn sẽ vào ngẫu nhiên để check. Với mình thì làm thế mệt chết đi được, tuy nhiên có lẽ tuỳ team, nếu thấy cần thì đừng dùng zoom cả ngày nhé, bọn mình họp lag lắm, thử dùng mấy tool kia nhé.

3. Đừng quá bám theo các tài liệu của các team trên Thế Giới

Mình có đọc rất nhiều về các tài liệu của các team như Gitlab, Zapier, Heroku - những team làm remote với tỉ lệ cực kỳ nhiều (có team lên tới 50% nhân sự là remote). Tuy có cực kỳ nhiều điều hay ho và nên học hỏi, nhưng đừng áp dụng cả vào công ty mình. Đơn giản vì mình không giống họ. Họ là những người chủ động làm remote chuyên nghiệp, và sẵn sàng để làm việc này lâu dài. Mình làm việc này một cách bị động và cũng chưa chắc là sẽ làm việc này lâu dài.

Nói vậy không có nghĩa là các tài liệu này không hữu dụng. Ngược lại, nó thực sự là điểm bắt đầu tuyệt vời, nhưng học tư tưởng thôi, đừng quá bám theo các phương pháp trong tài liệu này.

4. Hãy nghĩ về môi trường làm việc

OK, đây mới là vấn đề lớn nhất này. Cứ cho là nhân sự trong công ty bạn cũng tuyệt như công ty mình, tự giác và chủ động, thì việc quan trọng nhất còn lại là hỏi về khó khăn của họ để cùng chia sẻ.

80% nhân sự team Tech của AdFlex gặp vấn đề về môi trường làm việc sau 2 ngày đầu tiên. Vâng. Dĩ nhiên. Đâu phải ai cũng đã sẵn sàng setup một góc làm việc đầy đủ tiện nghi và sẵn sàng cho 8 tiếng 1 ngày tại nhà đâu. 2 ngày đầu mình còn ngồi trên giường. Giờ thì ra bàn ngồi rồi, nhưng lại gặp vấn đề với cái ghế Xuân Hoà không được êm. Nhưng vẫn còn may mắn hơn một số anh em mạng có vấn đề, video call mà lag liên tục (Nói tới đây lại nhắc, nếu bạn đang call zoom cả ngày để check nhân sự - dừng nó lại ngay đi).

Chưa kể nhà nào có con nhỏ, thấy bố mẹ ở nhà là tíu tít vào ôm tay ôm chân; rồi người nhà cứ đúng giờ gọi xuống ăn cơm; rồi hàng xóm thấy ở nhà sang hỏi thăm; nhà hàng xóm hát karaoke quá to. Ở một mình thì lại phải nấu cơm, nhiều lúc bận việc quá lại bỏ bữa trưa, xong chiều lại mệt…

Yeah. Đây mới là vấn đề lớn nhất. Mạng là số 1, không gian riêng là số 2, chỗ ngồi thoải mái để ngồi lâu dài là số 3. Hãy cố gắng chuẩn bị những thứ này trước (Có thể xem guide line tại đây).

5. Hãy chấp nhận sẽ khó khăn nếu bạn là người hướng ngoại

Đoạn này nghe hơi buồn cười, nhưng mà nghiêm túc thì việc làm remote sẽ rất hợp với người hướng nội, nhưng sẽ khá khó khăn cho những người hướng ngoại.

Người hướng ngoại cần tiếp năng lượng từ môi trường rất nhiều. Điều này làm mình khá bất ngờ khi nghe anh bạn của mình, một người hướng ngoại, chia sẻ. Nó khó tới mức cậu ấy cần mở video tiếng ồn của quán cafe để bớt stress.

Nếu bạn là người hướng nội, chắc là OK như mình thôi. Còn nếu bạn là người hướng ngoại thì có thể có chút khó khăn đấy. Nhưng thật tiếc, mình chả có giải pháp gì đâu, vì mình không trải qua vấn đề đó :smile: (có thể mình sẽ nhờ anh bạn mình viết bài về cách làm việc remote cho người hướng ngoại chăng)

6. Hãy nghĩ về việc liên kết trong team

Vấn đề này khó khăn với cả người làm việc remote chuyên nghiệp. Mình sẽ note một số thông tin ra, có gì anh em tìm hiểu thêm cho sâu, vì viết ra dài lắm.

Hãy cố giữ thông tin trong suốt

Do chúng ta không ngồi cạnh nhau, hãy đảm bảo thông tin trong suốt. Tránh chat riêng về các việc chung. Việc chung là việc của dự án, việc riêng là việc của bạn. Nếu ví dụ server bị bug, và dĩ nhiên là server của dự án chứ không phải của bạn, thì dù chỉ có 2 người xử lý được, thì 2 người đó cũng cần chat trong group để mọi người đều nắm được vấn đề.

Đừng để ai đó mất kết nối

Do việc làm cách xa nhau, sẽ có một số ông cứ im ỉm, tự làm việc của mình. Thời gian đầu có thể sẽ vẫn OK thôi, nếu chuyên môn ông ấy cao, tuy nhiên lâu dài sẽ có rất nhiều vấn đề. Hãy tìm cách kết nối cả team lại, đừng để ai đó rơi mất khỏi vòng kết nối.

Talk first to Write first

Ngày trước làm cùng văn phòng, đi ra cạnh đồng đội, vỗ vai cái là nói chuyện được với nhau. Mà nói thì cứ nghĩ gì nói luôn, đồng đội mà không hiểu nó sẽ hỏi lại luôn, không cần chuẩn bị kỹ.

Nhưng chi phí giao tiếp khi làm cách xa nhau là khá lớn. Hãy cố gắng nghĩ thật kỹ trước khi viết ra. Cố gắng viết thật đầy đủ thông tin, mô tả thật rõ ràng để làm sao đồng đội mình hiểu luôn vấn đề, không cần hỏi lại là tuyệt nhất.

Hãy cố gắng sử dụng sức mạnh của ngôn ngữ - nghĩ kỹ và viết kỹ.

Chấp nhận việc giao tiếp bất đồng bộ

Đừng kỳ vọng việc mình hỏi phát, đồng đội trả lời ngay như hồi xưa, mình có rút ra một số rules sau:

  • Nói thẳng vào về vấn đề, không ping, không gọi, không “bạn ơi”, không “cho tôi hỏi chút được không”… Hãy đơn giản là đưa đầy đủ thông tin: vấn đề là gì; bạn mong muốn hay cần hỗ trợ gì. Sau đó hi vọng họ trả lời sớm nhất, nhưng đừng ngồi chờ.

  • Nếu bắt buộc cần phản hồi ngay, hãy thử call, thay vì chat.

  • Hãy reaction, hoặc reply để confirm là bạn đã đọc. “Tôi nhận thông tin nhé, đang xử lý” là một câu rất ổn để đồng đội bạn yên tâm làm việc khác.

Tóm lại, thái độ là thứ cần chuẩn bị nhất

Việc đột nhiên làm tại nhà dĩ nhiên không đơn giản, tuy nhiên, phải nhắc lại lần nữa, nó rất đáng. Chỉ một việc mà chúng ta vừa đảm bảo an toàn cho bản thân và gia đình; vừa giảm áp lực cho lực lượng phòng chống dịch; nếu vẫn đảm bảo công việc thì quá tuyệt, nhất tiễn tam điêu.

Và phải thành thật, dù có khó, game của chúng ta so với lực lượng bác sỹ thì vẫn dễ hơn nhiều. Vậy nên, ở AdFlex, chúng mình có khẩu hiệu rất đơn giản:

Stay Home - Stay Safe - Stay Connected

Việt Nam quyết thắng đại dịch 🇻🇳

Bạn thì sao?